Исследование функциональных подсистем системы управления

Функциональные подсистемы образуются в результате горизонтального разделения труда работников управления. Чтобы проанализировать функциональную структуру аппарата управления необходимо осуществить ряд специальных работ:

1. Изучить функции структурных подразделений. При этом выявляется, насколько они соответствуют фактически выполняемым видам работ и задачам, возложенным на эти подразделения по положениям о подразделениях и другим нормативным документам
2. Изучить функции каждого отобранного для детального обследования рабочего места на соответствие видов выполняемых работ должностным и квалификационным характеристикам сотрудников аппарата управления. При этом могут быть составлены подробные организационно-функциональные схемы и графики распределения обязанностей

Источниками данных по этому кругу вопросов являются:

Положения

Приказы

Прочие нормативные документы

Отчеты о выполнении работ

Протоколы производственных совещаний

Материалы комиссий, исследовавших аппарат управления

Документация по кадрам, штатные расписания

Статистическая отчетность по труду

Устный, анкетный опрос сотрудников, различного рода собеседования

Семинар 6 (02.04.2015)

1. Линейная структура управления (от директора до рабочих, в производственной структуре)
2. Составить развернутый перечень функций, которые будут выполняться на предприятии (сдать отчет в бухгалтерию, закупка сырья, сбыт продукции), после сгруппировать для того, чтобы можно было создать звенья по управлению

Функции:

Составление бухгалтерского отчета (бухгалтерия)

Учет товаро-материальных ценностей (бухгалтерия)

• Закупка сырья (отдел снабжения)
  • Поиск поставщиков
  • Организация закупок
  • Доставка

• Организация сбыта продукции (отдел сбыта)
  • Поиск потенциальных покупателей
  • Реклама и продвижение
  • PR

Юридическое сопровождение и написание нормативных документов (юрисконсульт)

• Проведение платежных операций (финансовый отдел)
  • Расчеты за материалы
  • Расчеты по оплате труда
  • Расчеты с налоговыми органами
  • Расчеты с покупателями
  • Расчеты с соц. страхом

Стимулирование труда (отдел кадров)

Обеспечение функционирования транспортного комбината (транспортный отдел)

Создание условий для бесперебойного электроснабжения (энергетическое хозяйство)

Обеспечение основного производства инструментами и оборудованием (инструментальный цех)

• Организация условий безопасного труда (служба безопасности)
  • Охрана
  • Пожарная безопасность

Снабжение ГСМ (транспортный отдел)

Поиск и привлечение сотрудников (отдел кадров)

Обучение персонала (отдел кадров)

• Удовлетворение биологических потребностей персонала
  • Столовая
  • Уборная

Организация досуга рабочих (отдел кадров)

Поддержание производства в рабочем состоянии (ремонтный цех)

Лекция 4 (16.04.2015)
 

Регламентирование управленческого труда

Проектирование информационного обеспечения управления

Информационное обеспечение процессов управления можно разделить на первичные и вторичные функции. К первичным функциям относится организация массивов информации, потоков информации, процессов и средств сбора обработки, транспортировки и хранения информации. При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и различные классификаторы. Кроме того, могут быть созданы внутренние классификаторы информации.

Организация потоков информации предполагает:

определение источников и потребителей информации в соответствии с функциями и задачами подразделения

определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления

разработку документооборота, использование комплекса технических средств для организации потоков информации

установление порядка составления оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает:

1. Обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами
2. Распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до места потребления

Вторичная функция информационного обеспечения — это обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о достижениях в науке, технике, экономике, производственном опыте и т.д. Источниками сведений при анализе и проектировании являются следующие:

1. Инструкции по делопроизводству и другие нормативные материалы, определяющие принципы работы с информацией
2. Отчеты о работе организации в целом и ее отдельных структурных подразделениях
3. Организационно-регламентирующая документация
4. Учетно-справочные материалы
5. Схемы информационных взаимосвязей внутри организации и с внешними организациями
6. Маршруты движения информации

Положение о структурном подразделении аппарата управления

Положение о структурном подразделении аппарата управления — это организационно-правовой документ, регламентирующий назначение и место подразделения в системе управления

Он утверждает структуру подразделения, цели, основные функции и задачи, права, ответственность, связи с другими подразделениями. Положение как документ позволяет:

Официально закрепить распределение функций между подразделениями аппарата управления

Официально закрепить права подразделений в части принятия решений и использования ресурсов

Установить коллективную ответственность

Установить функциональные взаимосвязи между подразделениями по каждому комплексу задач управления

В соответствии с требованиями унифицированной системы организационно-распорядительной документации положение о подразделении должно состоять из следующих разделов:

1. Общие положения
2. Задачи
3. Функции
4. Права
5. Ответственность
6. Связи

В разделе общие положения указывается полное и точное название подразделения, определяется место подразделения в системе управления, указывается в чьем непосредственном подчинении оно находится, кем возглавляется (должность), указывается порядок назначения и освобождения от должности начальника подразделения, устанавливается внутренняя структура подразделения, подчиненность и взаимодействие сотрудников, в общих чертах определяется цель и направления деятельности подразделения.

В разделах задачи и функции четко формулируют закрепленные за подразделением виды работ. При этом не должно быть дублирования с другими подразделениями. В этих же разделах определяется, какие вопросы подразделение решает самостоятельно, а в решении каких вопросов только принимает участие. Этот раздел может быть представлен в табличной форме. Чаще всего эту таблицу называют картой задач и функций.  Если разделы задач и функций в табличной форме, то раздел связи в положении не делается.

Положение разрабатывается начальником отдела, согласовываются с соответствующими службами, утверждается директором.

Существуют другие виды описания должностей:

1. Спецификация работ
2. Спецификация должностей

Спецификация работ — это описания работ, из которых складывается деятельность в данной должности. Это комплексное описание, учитывающее виды работ, нормы работы, характерные черты труда, отчасти описываются требуемые качества работника. Спецификации работ не заменяют, а дополняют должностные инструкции, конкретизируют их.

Спецификация должности — это наиболее полная оценка должности. Здесь стремятся учесть все, и саму работу, и требуемые качества работника. Конкретные варианты описания должностей могут сильно отличаться друг от друга. Но есть некоторые общие компоненты, например:

1. Должностные обязанности
   1. Точное наименование рабочего места
   2. Номер рабочего места в структурном подразделении
   3. Обязанности, которые должны выполняться лицами, занимающими данное рабочее
   4. Указания о возможном разделении и кооперации труда внутри подразделения
   5. Нормы времени и нормы выработки на выполнение отдельных видов работ
2. Квалификационные требования
   1. Требования, связанные с необходимыми затратами физических усилий
   2. Требования, связанные с необходимыми затратами умственных усилий
   3. Профессиональные знания
   4. Специальные знания
   5. Опыт работы
   6. Указания о методах оценки работы
   7. Необходимость творческого мышления при решении служебных вопросов

Особенности воздействия

Канал ДНЕВНИК ПРОГРАММИСТА
Жизнь программиста и интересные обзоры всего. Подпишись, чтобы не пропустить новые видео.

В государственном управлении понятия субъекта и объекта считаются одними из ключевых. Именно через них и специфику их взаимоотношений раскрывается суть управления на государственном уровне.

Эффект от воздействия, достижение цели во многом обуславливается не только действиями, совершаемыми субъектами государственного (муниципального) управления. Объекты и их реакция тоже играют в процессе далеко не последнюю роль.

Вам будет интересно:Сила тяжести: определение, формула, роль в природе и космосе

Как правило, воздействие в рамках управления рассматривается в качестве односторонней прямой связи. Однако есть еще и обратное взаимодействие, в ходе которого объект оказывает влияние на субъект (зачастую весьма существенное). Учет этой обратной связи крайне важен в публичном (государственном) управлении. Субъект и объект в ходе взаимодействия вполне могут поменяться местами. К примеру, сначала руководство предприятия устанавливало, какими должны быть условия труда, но впоследствии сотрудники начали забастовку, и администрация была вынуждена поднять зарплату.

Надо отметить, что в сфере публичных отношений для характеристики обратной связи не используют термин «управление». Взаимодействие субъекта и объекта в государственных органах воспринимается в основном в виде однолинейного командного влияния первого на второго.

Государственные управленческие аппараты

Аппарат государственного управления предполагает систему законодательных, исполнительных, судебных и контролирующих органов. Также государственный аппарат состоит из других административных органов государственного или регионального значения. Они существуют для контроля за выполнением указаний высших органов власти, а также для решения на своем уровне различных социально-экономических, юридических вопросов. Это так называемые департаменты, министерства, городские или районные администрации, местные судебные органы.

Аппараты управления органами власти функционируют, базируясь на таких принципах:

1. Законность и соответствие Конституции, которая является основополагающим сводом законов в стране.
2. Оптимальное соотношение и рациональное распределение функций между подразделениями органов власти.
3. Готовность представителей государственной власти нести возложенную на них ответственность за принятые политические решения и их последствия.
4. Лояльность, корректность, деидеологизация политической деятельности.
5. Компетентность на надлежащем уровне со стороны представителей органов власти и высокий профессионализм.

Виды организационных структур

Аппарат управления — это система взаимозависимых элементов, которые прямым или косвенным образом связаны между собой. Эти элементы являют собой функциональные и организационные структуры. Существование различных структур обусловлено существованием разнообразных возможностей построения иерархии и функционирования подразделений, служб, отделов. Все структуры можно разделить на несколько видов.

Линейная. Данный тип предполагает фактически абсолютное подчинение трудового коллектива одному руководителю. Он является главным доминантным лицом в организации, который дает указания, принимает окончательные решения на всех этапах рабочего процесса и несет ответственность за их последствия. Такой тип управленческих структур наиболее часто применим к предприятиям, которые являются элементами малого бизнеса, имеют небольшой штат работников, несложную организацию технологии производства и не слишком разветвленные связи с субъектами внешней среды (поставщиками, партнерами, посредниками).

Функциональная. Этот тип возник логическим образом в процессе расширения стремительно развивающегося производства и рыночной экономики из-за появления необходимости делегирования важных функций другим работникам. Этот тип структуры свойственен предприятиям с разветвленной деятельностью, требующей налаженной и скрупулезной работы в отношении ведения финансовых дел, маркетинговых исследований, кадровой работы, внешнеэкономической деятельности, технической поддержки. Поэтому на деле создаются разнообразные отделы и структуры, которые охватывают внушительный масштаб деятельности, и которым в обязательном порядке нужен координатор.

Компетентные начальники структурных подразделений имеют свободу в отношении своей деятельности и принятии решений, однако не полноправную, а умеренную, предусмотренную статусом предприятия.

Такой тип структуры обладает колоссальными преимуществами:

• максимальная выгода от специализации и ограничение нагрузки на руководство;
• мотивация сотрудников, стимулирование деловой активности и развития профессионализма каждого члена трудового коллектива.

Дивизиональная. Ключевой характеристикой этой структуры является ведущая роль менеджеров, выполняющих управленческие функции в отделениях предприятия. Такая структура свойственна крупнейшим организациям, которые достаточно разветвлены. Здесь каждая ветвь нуждается в координации и контроле для осуществления успешной оперативной деятельности.

Адаптивная структура. Такие типы структур обозначают быструю реакцию компании на изменение факторов внешней среды, в рамках которых осуществляется комплекс действий для успешного достижения целей.

Матричные адаптивные структуры. Они предполагают двойное подчинение сотрудников: непосредственному начальнику и руководителю, к примеру, целевого проекта, программы.

По мнению П. В. Шеметова, управление трактуется как:

1. Элемент, функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающих сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию программы цели деятельности – что уже было рассмотрено;

2. Особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективно целенаправленную и производительную группу;

3. Соединение искусства науки, которое необходимо для организации деятельности людей таким образом, чтобы обеспечивалось наилучшее использование всех наличных ресурсов для достижения намеченных целей;

4. Искусство заставить события свершиться.

Термин «менеджмент» в обозначении управления появился в США, и в настоящее время известен практически каждому. В общедоступном понимании менеджмент обозначает умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Термин «менеджер» независимо от уровня управления обозначает принадлежность к профессиональной деятельности в качестве управляющего. Менеджер – управляющий, обладающий профессиональными знаниями по организации и управлению производством.

Менеджер – это специалист, профессионально занимающийся управленческой деятельностью в конкретной области функционирования предприятия.

Управление — это процесс работы вместе с людьми и через них для достижения организационных целей эффективными способами.

Управление предприятием – деятельность по координации различных ресурсов организации.

Это определение управления отличается от определения управления в прошлом тем, что менеджеры не только отдают приказы, они работают вместе с людьми и через других людей. Менеджеры сегодня нуждаются в творческом воображении и активном продвижении смелых новых направлений этическими и чувствительными методами. Хорошие, эффективные менеджеры являются игроками одной команды, действующими по желанию и при активной поддержке других людей, которыми управляют противоречивые личные интересы.

1.2. Содержание понятия «менеджмент», интерпретация понятий «управление», «руководство», «администрирование», «организация»

С понятием менеджмента тесно связаны понятия организации, руководства и администрирования.

Функции менеджера

Функции менеджера – особый вид деятельности, протекающий в управляющей системе и выполняемый особыми методами и способами. Процесс управления должен быть устойчивым, т.е. сохранять основные свойства при изменении внешней и внутренней среды. Функции разделяются на общие и частные.

Общие функции управления не зависят от объекта управления и отражают сущность процессов управления. К ним относится:

• планирование;
• организация;
• координация;
• мотивация;
• контроль.

Функции менеджера разнообразны, тем не менее можно выделить три ключевые функции:

1. менеджер определяет основные задачи организации, решает вопросы распределения ресурсов, при этом несет ответственность за последствия принятого решения;
2. менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет ее и разъясняет цели организации;
3. менеджер руководит формированием отношений внутри и вне организации, мотивирует членов организации, координирует их усилия, выступает в качестве представителя организации.

Частные или конкретные функции отражают содержание процесса управления для различных объектов. Выделение функций управления связано с разделением специализации труда.

Для реализации управленческой деятельности менеджер должен выполнять следующие функции:

• административную;
• стратегическую;
• экспертно-консультативную;
• представительскую;
• воспитательную;
• психотерапевтическую;
• коммуникативно-регулирующую;
• инновационную;
• дисциплинарную.

Административная функция заключается в разработке и реализации кадровой политики, организации условий, необходимых для осуществления трудовой деятельности. Выполнение этой функции предполагает проведение анализа трудового потенциала, планирование персонала, наем, подбор, маркетинг персонала, формирование штата, расстановку, адаптацию персонала, повышение квалификации, увольнение.

Стратегическая функция заключается в планировании и прогнозе возможных событий как в сфере деятельности конкретного менеджера, так и относительно организации в целом.

Экспертно-консультативная функция требует профессиональной компетенции по поводу производственно-экономической деятельности предприятия, коммуникаций, межличностных отношений; использование в повседневной работе менеджера элементов консультирования подчиненных, проведение с ними собеседований и т.п.

Воспитательная функция должна базироваться на единстве морали, слова и дела, помощи в адаптации работников в коллективе, привитии корпоративной культуры.

Психотерапевтическая функция имеет целью обеспечение сотрудникам ощущения безопасности, уверенности в завтрашнем дне, оказания помощи.

Коммуникативно-регулирующая функция заключается в регуляции и координации индивидуальных усилий членов организации с последующей трансформацией и переводом в единственный упорядочен организационный процесс.

Инновационная функция предполагает поиск эффективных методов управления, организации работы предприятия с учетом изменений внешней и внутренней среды.

Дисциплинарная функция заключается в осуществлении контроля, мотивации деятельности персонала.

Конкретные функции менеджера могут включать в себя следующие:

• определение целей хозяйственной деятельности;
• выделение и идентификацию имеющихся проблем;
• организацию мероприятий, направленных на решение имеющихся проблем;
• поиск, обработку и использование соответствующей информации;
• рассмотрение и анализ альтернативных направлений деятельности;
• принятие определенных специфических и конкретных управленческих решений;
• разработку тренинговых программ для работающих на предприятии;
• управление и оценку деятельности работников;
• принятие решений по покупке и продаже определенных товаров и продукции;
• стратегическое и оперативное планирование;
• контроль производственного процесса;
• финансовый контроль;
• организацию эффективного использования производственных ресурсов;
• координацию деятельности всех звеньев производственного процесса и маркетинга, и т.п.

Субъект управления

Назначение субъекта управления — обеспечить свойство управляемости системы в целом.

Управляемость — способность системы воспринимать управляющее воздействие и реагировать на него соответствующим образом.

Субъекты управления — центры активности, центры ответственности.

Субъект управления — это руководитель, коллегиальный орган или комитет, осуществляющий управленческое воздействие. Руководителем может быть как формальный, так и неформальный лидер коллектива. В свою очередь, субъект управления может быть и объектом у правления (для вышестоящих руководителей).

Главная цель функционирования субъекта управления — выработать управленческое решение, которое обеспечивает эффективность функционирования системы в целом.

Цели субъекта управления рассматриваются на 2 уровнях:

1. на интегративном уровне — субъект управления функционирует для того, чтобы привести систему к поставленным перед ней целям, поэтому степень достижения целей системы в целом является критерием эффективности функционирования субъекта управления;
2. на локальном уровне (на уровне самой системы).

Требования к субъекту управления:

1. субъект управления должен реализовывать закон необходимого разнообразия (количественная сторона);
2. система управления должна иметь все те свойства и характеристики, которые присущи кибернетической системе (данные требования характеризуют качественную сторону):
   • единство;
   • целостность;
   • организованность;
   • эмерджентность.
3. субъект управления должен быть принципиально активным, который знает цели, знает пути их достижения и постоянно генерирует функции. Принципиально активная система состоит из активных элементов;
4. система управления должна быть всегда центром ответственности;
5. субъект управления должен быть законопослушным;
6. субъект управления должен быть более высокого социально-культурного уровня по отношению к внешней среде, чтобы быть способным адекватно реагировать на воздействие внешней среды и влиять на развитие этого уровня;
7. субъект управления должен иметь более высокий по отношению к объекту творческий и интеллектуальный потенциал.

1. система целей управления;
2. функциональная модель системы управления;
3. структурная модель;
4. информационная модель;
5. модель коммуникаций (системы отношений);
6. модель эффективности;
7. механизм управления;
8. операционная (технологическая) модель.

Что такое система управления

Система управления — совокупность компонентов, образующих иерархию контуров циркуляции и преобразования данных в процессе реализации концепции управления, задачей которого является обеспечение соответствия действий принятому плану организации.

Признаками, согласно которым определенную систему причисляют к группе системы управления, являются:

• неотъемлемая часть организации;
• направление действий на осуществление управления;
• отстраненность от задач, которые не относятся к управленческим.

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут

• субъект управления;
• объект управления.

Примечание

В рамках организации роль субъекта управления или носителя власти может играть руководитель, делегирующий ответственность и полномочия на нижестоящих, согласно иерархии, менеджеров. Объектами управления могут являться подразделения организации, специалисты, ресурсы и т.д.

Система управления представляет собой комплекс элементов, которые взаимозависимы и взаимосвязаны между собой. Данные компоненты едины и образуют упорядоченную целостность. Основным трендом упорядочения системы управления является цель ее функционирования.

Компоненты системы управления:

1. Органы управления, включая отделы и должности, которые преобразуются в систему и выступают в роли субъекта управления, а сотрудники, трудящиеся в них, являются субъектами управленческой деятельности.
2. Цели, методы, стратегии, процедуры, предписания, технологии, регламентирующие осуществление управленческих процессов, юридически закрепленные правила и нормы, которые в комплексе являются механизмом управления.
3. Коммуникационные каналы для реализации взаимодействия компонентов в системе управления.
4. Материальные средства управления.

Примечание

Важным критерием оценки системы управления является сбалансированность и соответствие организованным целям. Такой комплекс должен быть контролируемый, отличаться гибкостью, адаптивностью.

Описание работы системы управления

Управляемая группа состоит из элементов, задействованных при создании материальных и духовных благ или предоставления услуг. К данному понятию относятся подчиненные. Управляющую группу создают для реализации всех функций, с помощью которых выполняются поставленные перед организацией задачи.

Неотъемлемым условием для реализации управленческой стратегии является наличие ресурсов:

• материальных;
• трудовых;
• финансовых.

Управляющая группа отвечает за координацию работы всех сотрудников с использованием технических средств таких, как связь, техника, а также несет ответственность за производство и дальнейшее совершенствование организации.

К данному направлению относят руководителей. Они подчинены старшему менеджеру. Количество руководителей определяется размерами штата сотрудников и организационной структурой.

Управляющие подсистемы включают несколько этапов:

• планирование с демонстрацией ожидаемого результата;
• регулирование для стабилизации оптимального рабочего режима;
• маркетинг;
• учет;
• контроль.

Путем объединения перечисленных компонентов управления достигается цель организации. В любой концепции присутствует субъект и объект управления. Примерами объектов являются:

• работники;
• служащие;
• отделы сотрудников;
• трудовой коллектив.

В качестве субъекта системы управления выступают разнообразные структуры управленческого персонала. Существует несколько форм координирования работы в организации:

• линейная;
• функциональная;
• линейно-штабная;
• матричная.

Методические положения диагностики

Работы по диагностике могут осуществляться в следующей последовательности:

1. Провести экспресс-диагностику
2. Осуществить оценку внешней среды
3. Провести динамический анализ основных технико-экономических показателей деятельности (производственная мощность, выпуск продукции, среднегодовая численность промышленно-производственного персонала, производительность труда, балансовая прибыль и др.), при этом данные должны быть за несколько лет, иначе выводы делать нельзя
4. Детальная диагностика системы управления

Исследование системы управления является сложным, т.к. нужно учесть множество факторов, оказывающих влияние на работу системы, а также их взаимное влияние.

Объектами исследования систем управления могут быть:

1. Состав звеньев управления
2. Количественные параметры каждого звена, в т.ч. численность работников, объем перерабатываемой информации, количество и состав разрабатываемых или принимаемых решений
3. Взаимодействие органов управления
4. Разделение и кооперация труда
5. Технология принимаемых решений

Решая эти задачи, часто рассматривают: число уровней управления, число управленческих служб, наличие у них целей, соответствующих целям предприятия в целом, соблюдение норм управляемости, степень специализации, т.е. закрепление функций за определенной службой, степень централизации функций.